Stagiairs.com

Stagiair in dienst nemen: de checklist

Wie een stagiair aanneemt, neemt diegene strikt genomen niet “in dienst”. Een stagiair werkt met een stageovereenkomst, niet met een arbeidscontract. Dat verschil bepaalt wat u moet betalen, inhouden en verzekeren.

Deze checklist volgt de regels van Ondernemersplein, SBB en de Belastingdienst. Onderaan staat wat er anders is in België.

Checklist in 10 stappen

  1. Erkenning als leerbedrijf (alleen voor mbo en een paar andere groepen)
  2. Stageplek en vacature
  3. Begeleider aanwijzen
  4. Stageovereenkomst opstellen
  5. Stagevergoeding bepalen
  6. Loonheffing en aangifte regelen
  7. Aansprakelijkheidsverzekering checken
  8. VOG en regels voor jongeren onder 18
  9. Buitenlandse stagiair: extra regels
  10. Subsidie en loonkostenvoordeel nagaan

1. Heeft u een erkenning als leerbedrijf nodig?

Voor hbo- en wo-studenten niet. Wel voor:

U vraagt de erkenning aan bij SBB. Die is 4 jaar geldig. Als erkend leerbedrijf zorgt u voor een veilige werkplek die past bij het beroep en voor een praktijkopleider.

2. Maak de stageplek bekend

Zet in de vacature het soort stage, de taken en het aantal uren. Mbo-stages plaatst u op Stagemarkt.nl via MijnSBB. Voor hbo en wo kunt u vacaturesites en de stagebureaus van opleidingen gebruiken.

3. Wijs een begeleider aan

U moet de stagiair goed begeleiden. Ondernemersplein noemt onder meer:

Een stagiair mag geen gewone werknemer vervangen. Is het werk vooral productie en weinig leren, dan kan de Arbeidsinspectie het als arbeid zien. Dan geldt het minimumloon.

4. Leg afspraken vast in een stageovereenkomst

Dit is verplicht volgens Ondernemersplein. Gebruik een stageovereenkomst, geen arbeidsovereenkomst. Bij een mbo-stage sluit de school een praktijkovereenkomst met u en de student. Zie onze uitleg over de stageovereenkomst.

5. Bepaal de stagevergoeding

In 2026 bent u niet wettelijk verplicht te betalen, behalve als uw cao het voorschrijft. Veel opleidingen eisen wel een vergoeding. Ter vergelijking:

Voor mbo is in het Stagepact afgesproken dat u minstens alle kosten vergoedt die de student moet maken om bij u stage te lopen, inclusief reiskosten en een VOG.

Het kabinet wil een recht op stagevergoeding in de wet zetten, zonder minimumbedrag. Er is nog geen ingangsdatum. Zie stagevergoeding 2026.

6. Regel loonheffing en aangifte

Hoe u de stagiair verwerkt, hangt af van wat u betaalt:

SituatieWat het isWat u doet
Alleen begeleiding en vergoeding van echte kostenGeen dienstbetrekkingGeen loonheffing
Stagevergoeding onder marktconform loonFictieve dienstbetrekkingLoonbelasting en premie volksverzekeringen inhouden, werkgeversheffing Zvw betalen. Geen premies werknemersverzekeringen. Code aard arbeidsverhouding 7
Normaal loon (minimum(jeugd)loon of cao-loon)Echte dienstbetrekkingAlle loonheffingen en werknemersverzekeringen
Vergoeding gaat rechtstreeks naar school of stagefondsGeen loon voor de stagiairOnder voorwaarden geen loonheffing; vastleggen in uw administratie

Een stagiair met stagevergoeding is verzekerd voor de Ziektewet en de Wajong. U hoeft bij ziekte geen loon door te betalen.

Vraag de stagiair of u de loonheffingskorting moet toepassen. Dat kan maar bij één werkgever.

7. Check uw aansprakelijkheidsverzekering

U bent verantwoordelijk voor schade die de stagiair veroorzaakt of zelf oploopt. Controleer of uw bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering stagiairs dekt.

8. VOG en jongeren onder 18

Voor sommige stages is een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig, bijvoorbeeld in de kinderopvang. Bij mbo-stages vergoedt u de kosten van de aanvraag.

Jongeren onder 18 mogen bepaald werk niet doen, zoals werken met gevaarlijke stoffen of in veel lawaai.

9. Buitenlandse stagiair

Voor sommige buitenlandse studenten is een tewerkstellingsvergunning (TWV) nodig. Studenten uit de EU/EER zijn vrijgesteld. Komt een stagiair van buiten de EU voor een stage van meer dan 90 dagen die bij een buitenlandse opleiding hoort, dan is een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) nodig: een stageovereenkomst met leerdoelen, een stageprogramma en u als referent. Voor mbo-niveau maximaal 6 maanden, voor hbo/wo maximaal 1 jaar; de aanvraag kost € 423 (IND, bijgewerkt 4 augustus 2026).

Tot 90 dagen vraagt u bij UWV een TWV aan (UWV). Studeert de stagiair aan een Nederlandse opleiding en hoort de stage daarbij, dan is geen TWV nodig, wel een stageovereenkomst met drie partijen. De stagiair moet voldoende middelen hebben: minstens 50% van het wettelijk minimumloon (Nuffic).

10. Subsidie en loonkostenvoordeel

Als zzp’er een stagiair aannemen

Dat kan, als de opleiding het toestaat. Dezelfde checklist geldt. U moet wel tijd hebben om te begeleiden.

Een stagiair aannemen in België

Veelgestelde vragen

Moet ik een stagiair inschrijven in mijn loonadministratie? Alleen als u een stagevergoeding of loon betaalt. Bij alleen een kostenvergoeding voor echt gemaakte kosten is er geen loon.

Wat kost een stagiair? De stagevergoeding plus de werkgeversheffing Zvw, begeleidingstijd en eventuele kosten zoals reiskosten. Premies werknemersverzekeringen betaalt u niet bij een fictieve dienstbetrekking. De werkgeversheffing Zvw is in 2026 6,10%. Een rekenvoorbeeld staat op kosten stagiair.

Mag een stagiair overuren maken? Spreek de werktijden af in de stageovereenkomst. Houd rekening met de Arbeidstijdenwet, zeker bij jongeren onder 18.

Kan ik een stagiair ook een bijbaan geven? Ja. Naast de stageovereenkomst mag u een arbeidscontract aanbieden voor ander werk.

Wat als het niet klikt? Leg in de stageovereenkomst vast wanneer u en de stagiair mogen stoppen. Neem contact op met de school.

Bronnen